Pikaohjeet


6. Pikaohjeet opettajille

6.16. Kurssialueiden automaattinen poistaminen

Marraskuussa 2022 TUNI Moodlessa otetaan vaiheittain käyttöön käyttämättömien kurssialueiden automaattinen poistoprosessi. Poistoperusteita tulee olemaan kaksi: kurssialueen asetuksissa määritetty päättymispäivämäärä ja milloin kurssialueella on käyty viimeksi. Jos haluat välttää tietyn kurssialueen automaattisen poistamisen, sinun tulee tehdä kaksi asiaa:

  1. Muokkaa kurssialueen asetuksista päättymispäivämäärää maksimissaan 2-3 vuotta eteenpäin tai poista päättymispäivämäärä kokonaan käytöstä, jos säilytystarve on pidempi. Älä valitse päättymisvuosiluvuksi esim. 2030, koska kaukana tulevaisuudessa oleva päättymispäivämäärä rikkoo mm. Turnitin-tehtävät.  
  2.  Käy kurssialueen sivuilla vähintään kerran kahdessa vuodessa.

Suositus on luoda uusi Moodle-kurssialue jokaiselle opintojakson toteutuskerralle. Tästä seuraa suuri määrä menneiden toteutuskertojen jo vanhentuneita, pitkään käyttämättöminä olleita kurssialueita, ja toisaalta useita samannimisiä kurssialueita. Opiskelijoiden voi olla vaikeaa löytää oikeita kurssialueita. Siksi on mielekästä säännöllisesti keskitetysti sulkea ja poistaa vanhentuneita ja käyttämättömiä kurssialueita. Tällöin myös omien kurssialueidesi lista selkiytyy.

TAUn ja TAMKin tiedonohjaussuunnitelmien (TOS) mukaan opiskelijatöiden säilytysaika on 6-12 kk loppuarvioinnin jälkeen. Tämän jälkeen opiskelijatyöt tulisi poistaa. Vanhentuneiden kurssialueiden poistaminen auttaa tämän vaatimuksen täyttämisessä.

Edellä mainituista syistä käyttämättömien kurssialueiden automaattinen poistoprosessi otetaan käyttöön marraskuussa 2022.

Kurssialueet, joiden päättymispäivämäärästä on yli 12 kuukautta TAI joilla ei ole lainkaan käyntejä yli 24 kuukauteen, päätyvät mukaan automaattiseen poistoprosessiin. Kurssialueita ei poisteta heti, vaan kurssialueen opettajille tiedotetaan asiasta sähköpostiviesteillä. Opettajat saavat kaksi eri viestiä poistoprosessin eri vaiheissa. Prosessin vaiheet ovat:

  • Vaihe 1: Jos kurssialue on avoinna opiskelijoille, se suljetaan, jolloin se ei näy opiskelijoille. Kurssialue siirretään Roskakori-kategoriaan ja opettajat saavat ensimmäisen viestin. Opettajat pääsevät kurssialueelle edelleen ja he voivat itse palauttaa kurssialueen alkuperäiseen kurssikategoriaan kuukauden ajan.
  • Vaihe 2: Kurssialue siirretään kuukauden kuluttua piilotettuun kategoriaan ja se piilotetaan myös opettajilta. Moodle lähettää toisen viestin opettajille kurssialueen poistamisesta. Kurssin palauttaminen tulee pyytää IT-Helpdeskistä 11 kuukauden kuluessa.
  • Vaihe 3: Kurssialue poistetaan 12 kuukauden kuluttua poistoprosessin käynnistymisestä eikä kurssialueen palauttaminen ole enää mahdollista.

Kurssialueiden manuaalinen poistaminen on jatkossakin mahdollista ja suositeltavaa, opettajana voit käynnistää kurssialueen poistoprosessin Hallintatyökalut-lohkon Siirrä kurssi roskakoriin -toiminnolla. Ennen roskakoriin siirtoa paljon opiskelijoiden tiedostopalautuksia sisältävät tehtävät  kannattaa poistaa erikseen, jotta niiden käyttämä levytila vapautuu heti eikä vasta vuoden kuluttua.

Kun opettaja luo Moodle-kurssialueen Pepistä tai Sisusta, kurssialueen päättymispäivämääräksi asetetaan automaattisesti opintojakson toteutuskerran päättymispäivämäärä Pepissä/Sisussa.  Jos henkilökunta-roolissa luot kurssialueen Moodlen Muut-kurssikategoriaan, oletuspäättymispäivämäärä on vuosi eteenpäin luontihetkestä. Opettajana voit tarvittaessa muokata kurssialueen päättymispäivämäärää 1-3 vuotta eteenpäin tai ottaa sen pois käytöstä, jos kyseessä on pitkäkestoinen kurssi tai oma kurssipohja, josta kopioit sisällöt uusille toteutuskertakohtaisille kurssialueille.

Kurssialueen käyttämättömyys päätellään osallistujalistassa näkyvistä Viimeisin toiminta kurssialueella -päivämääristä kurssialueen senhetkisten osallistujien perusteella. Opettajien ja opiskelijoiden käynnit ovat tässä samanarvoisia. Henkilöitä, jotka eivät ole enää kurssialueen jäseninä, ei huomioida tässä päättelyssä. Huomioitavaa on myös se, että kurssialueen kopiointia ei lasketa käynniksi tai toiminnaksi, joten sinun tulee käydä kurssipohjiesi kurssisivuilla vähintään kerran vuodessa.

UKK

1. Mitä tapahtuu Moodle-kurssialueeni Panopto-videoille poistoprosessin aikana?

Moodle-kurssialueen kautta luotua Panopto-kurssivideokansiota tai sen videoita ei poisteta automaattisesti samalla kertaa, kun Moodle-kurssialue poistetaan. Käyttöoikeudet kuitenkin päivittyvät automaattisesti poistoprosessin eri vaiheissa:

  • Vaiheessa 1 opiskelijat menettävät katseluoikeudet Panopto-kansioon ja videoihin, jos kansion tai videoiden Share-asetuksia ei ole muokattu.
  • Vaiheessa 2 myös opettajat menettävät kaikki käyttöoikeudet kurssivideokansioon ja sen videoihin, ellei opettaja ole lisännyt itselleen erikseen creator-oikeutta kansion Share-asetuksiin. 
  • Vaiheessa 3 Panopto-videoille ei tapahdu mitään, ne jäävät Panopto-alustalle ilman käyttöoikeuksia eli ainoastaan Panopto-ylläpitäjät näkevät ne Panoptossa, ellei oletusasetuksia ole muokattu. Videot poistetaan Panoptosta Panopton omien poistosääntöjen perusteella, kts. kohta "Panopto-tallenteiden elinkaari" sivulla Panopto-videopalvelun ohjeet.   

Jos Panopto-videoihin on sallittu katselu ilman kirjautumista pelkällä linkillä, tällaiset suorat katselulinkit toimivat Moodle-kurssialueen poistamisen jälkeenkin.

2. Olen kopioinut poistettavan Moodle-kurssialueen sisällöt ja Panopto-videot uudelle Moodle-kurssialueelle. Vaikuttaako vanhan kurssilaueen poisto uuteen Moodle-kurssialueeseen ja Panopto-videokopioihin?
Lähtökohtaisesti ei vaikuta, jos uudella Moodle-kurssialueella videolinkitykset ovat uuteen Panopto-kansioon. Poikkeustapaus on se, jos tavallisilla Share-videolinkeillä tehdyt videolinkitykset ovat uudellakin kurssialueella vanhan kurssin Panopto-kansioon ja olet lisännyt katseluoikeudet uuden kurssin opiskelijoille vanhan kansion Share-asetuksiin. Tällöin uuden kurssin opiskelijoilla videolinkit toimivat, mutta saatat menettää opettajana creator-oikeudet videokansioon vanhan kurssialueen poistoprosessin aikana. Tämän välttämiseksi sinun tulee vaihtaa tavalliset Share-linkit Panopto LTI single video -tyyppisiksi linkityksiksi tai lisätä itsellesi erikseen creator-oikeudet vanhan kansion Share-asetuksiin. Katso ohjeet eri linkitystavoista IT-ohjeista: Videoiden lisääminen Moodle-kurssialueelle

3. En löydä tarvitsemaani Modle-kurssialuetta tai Panopto-videokansiota opettajana. Mitä teen?
Kirjaudu ensin ulos Moodlesta ja sitten uudelleen sisään. Tällä tavalla palautat itsellesi opettaja-roolin ja -oikeudet Moodle-kurssialueelle, jossa mahdollisesti käytit toimintoa "Vaihda rooliin opiskelija". Varmista tämän jälkeen, että Moodlen työpöytänäkymäsi kurssilistauksessa ei ole käytössä suodatuksia. Kadonnutta kurssialuetta kannattaa hakea myös opintojakson nimellä ja koodilla Moodlen kurssiahku-toiminnolla.  
Jos edelliset eivät auta, ota yhteyttä IT-helpdeskiin.