News

Deletion of old and unused courses from 1.11.2022

Deletion of old and unused courses from 1.11.2022

by Moodle 1 -
Number of replies: 0

(See in English below)

Marraskuun alusta 1.11.2022 alkaen TUNI Moodlessa otetaan käyttöön käyttämättömien kurssialueiden automaattinen poistoprosessi. Poistoperusteita tulee olemaan kaksi: kurssialueen asetuksissa määritetty päättymispäivämäärä ja milloin kurssialueella on käyty viimeksi. Jos haluat välttää tietyn kurssialueen automaattisen poistamisen, sinun tulee tehdä kaksi asiaa:

  1. Muokkaa kurssialueen asetuksista päättymispäivämäärää maksimissaan 2-3 vuotta eteenpäin tai poista päättymispäivämäärä kokonaan käytöstä, jos säilytystarve on pidempi. Älä valitse päättymisvuosiluvuksi esim. 2030, koska kaukana tulevaisuudessa oleva päättymispäivämäärä rikkoo mm. Turnitin-tehtävät.  
  2.  Käy kurssialueen sivuilla vähintään kerran kahdessa vuodessa.

Suositus on luoda uusi Moodle-kurssialue jokaiselle opintojakson toteutuskerralle. Tästä seuraa suuri määrä menneiden toteutuskertojen jo vanhentuneita, pitkään käyttämättöminä olleita kurssialueita, ja toisaalta useita samannimisiä kurssialueita. Opiskelijoiden voi olla vaikeaa löytää oikeita kurssialueita. Siksi on mielekästä säännöllisesti keskitetysti sulkea ja poistaa vanhentuneita ja käyttämättömiä kurssialueita. Tällöin myös omien kurssialueidesi lista selkiytyy.

TAUn ja TAMKin tiedonohjaussuunnitelmien (TOS) mukaan opiskelijatöiden säilytysaika on 6-12 kk loppuarvioinnin jälkeen. Tämän jälkeen opiskelijatyöt tulisi poistaa. Vanhentuneiden kurssialueiden poistaminen auttaa tämän vaatimuksen täyttämisessä.

Edellä mainituista syistä käyttämättömien kurssialueiden automaattinen poistoprosessi otetaan käyttöön marraskuussa 2022.

Kurssialueet, joiden päättymispäivämäärästä on yli 12 kuukautta TAI joilla ei ole lainkaan käyntejä yli 24 kuukauteen, päätyvät mukaan automaattiseen poistoprosessiin. Kurssialueita ei poisteta heti, vaan kurssialueen opettajille tiedotetaan asiasta sähköpostiviesteillä. Opettajat saavat kaksi eri viestiä poistoprosessin eri vaiheissa. Prosessin vaiheet ovat:

  • Vaihe 1: Jos kurssialue on avoinna opiskelijoille, se suljetaan, jolloin se ei näy opiskelijoille. Kurssialue siirretään Roskakori-kategoriaan ja opettajat saavat ensimmäisen viestin. Opettajat pääsevät kurssialueelle edelleen ja he voivat itse palauttaa kurssialueen alkuperäiseen kurssikategoriaan kuukauden ajan.
  • Vaihe 2: Kurssialue siirretään kuukauden kuluttua piilotettuun kategoriaan ja se piilotetaan myös opettajilta. Moodle lähettää toisen viestin opettajille kurssialueen poistamisesta. Kurssin palauttaminen tulee pyytää IT-Helpdeskistä 11 kuukauden kuluessa.
  • Vaihe 3: Kurssialue poistetaan 12 kuukauden kuluttua poistoprosessin käynnistymisestä eikä kurssialueen palauttaminen ole enää mahdollista.

Kurssialueiden manuaalinen poistaminen on jatkossakin mahdollista ja suositeltavaa, opettajana voit käynnistää kurssialueen poistoprosessin Hallintatyökalut-lohkon Siirrä kurssi roskakoriin -toiminnolla. Ennen roskakoriin siirtoa paljon opiskelijoiden tiedostopalautuksia sisältävät tehtävät  kannattaa poistaa erikseen, jotta niiden käyttämä levytila vapautuu heti eikä vasta vuoden kuluttua.

Kun opettaja luo Moodle-kurssialueen Pepistä tai Sisusta, kurssialueen päättymispäivämääräksi asetetaan automaattisesti opintojakson toteutuskerran päättymispäivämäärä Pepissä/Sisussa.  Jos henkilökunta-roolissa luot kurssialueen Moodlen Muut-kurssikategoriaan, oletuspäättymispäivämäärä on vuosi eteenpäin luontihetkestä. Opettajana voit tarvittaessa muokata kurssialueen päättymispäivämäärää 1-3 vuotta eteenpäin tai ottaa sen pois käytöstä, jos kyseessä on pitkäkestoinen kurssi tai oma kurssipohja, josta kopioit sisällöt uusille toteutuskertakohtaisille kurssialueille.

Kurssialueen käyttämättömyys päätellään osallistujalistassa näkyvistä Viimeisin toiminta kurssialueella -päivämääristä kurssialueen senhetkisten osallistujien perusteella. Opettajien ja opiskelijoiden käynnit ovat tässä samanarvoisia. Henkilöitä, jotka eivät ole enää kurssialueen jäseninä, ei huomioida tässä päättelyssä. Huomioitavaa on myös se, että kurssialueen kopiointia ei lasketa käynniksi tai toiminnaksi, joten sinun tulee käydä kurssipohjiesi kurssisivuilla vähintään kerran vuodessa.



From 1 November 2022, TUNI Moodle will introduce an automatic deletion process for unused courses. There will be two deletion criteria: the course end date specified in the course settings and the last time the course was visited. If you want to avoid automatic deletion of a specific Moodle course, you need to do two things:

  1. Edit the course end date in the course settings, up to a maximum of 2-3 years in the future, or disable the end date altogether if you need the course longer. Do not select an end date of 2030, for example, because an end date far in the future will break Turnitin tasks, among other things.
  2.  Visit the Moodle course pages at least once every two years.

The recommendation is to create a new Moodle course for each implementation of the course. This results in a large number of obsolete Moodle courses from past implementations that have not been used for a long time, and a large number of courses with the same name. It can be difficult for students to find the right courses. It therefore makes sense to regularly close and remove obsolete and unused courses in a centralised manner. This will also clarify the list of your own courses in Moodle.

According to the TAU and TAMK Information Management Plans, the retention period for student work is 6-12 months after the final assessment. After this period, student work should be deleted. Deleting outdated course areas will help to meet this requirement.

For the reasons mentioned above, an automatic deletion process for unused TUNI Moodle courses will be introduced in November 2022.

Courses with more than 12 months from the end date OR no visits for more than 24 months will be included in the automatic deletion process. Courses will not be deleted immediately, but teachers of the course will be informed by email. Teachers will receive two different messages at different stages of the deletion process. The stages of the process are:

  • Step 1: If the course is open to students, it will be closed so that it will not be visible to students. The course is moved to the trashbin category and teachers are notified by email. Teachers can still access the course and can restore the course to the original course category for a period of one month.
  • Step 2: After one month, the Moodle course is moved to the hidden category and is also hidden from teachers. Moodlewill send second email about course deletion. The restoring of the course must be requested from the IT Helpdesk within 11 months.
  • Step 3: The Moodle course is deleted after 12 months from the start of the deletion process and it is no longer possible to restore the course.

Manual deletion of courses is still possible and recommended, as a teacher you can start the same deletion process using the Move course to trashbin function in the Managing tools block.

When a teacher creates a Moodle course in Peppi or Sisu, the end date of the course area is automatically set to the end date of the course implementation in Peppi/Sisu.  If you create a course in the Moodle Other course category as staff member, the default end date is one year forward from the time of creation. As a teacher, you can edit the end date of the course 1-3 years in the future if necessary, or disable it in the case of a long term course or a custom base course from which you copy content to new courses each year.

The unused status of a Moodle course is determined from the Last access to course dates displayed in the participants list, based on the current participants in the course. Teachers' and students' visits are treated equally here. Persons who are no longer members of the course are not taken into account in this reasoning. It should also be noted that copying course content does not count as a visit, so you should visit and open your course pages at least once a year.