Pikaohjeet

6.16. Kurssialueiden automaattinen poistaminen

Tammikuussa 2023 TUNI Moodlessa otettiin vaiheittain käyttöön käyttämättömien kurssialueiden automaattinen poistoprosessi. Poistoperusteena oli aluksi ainoastaan kurssialueen asetuksissa määritetty päättymispäivämäärä. Helmikuusta 2024 lähtien poistoperusteena käyttämään myös sitä, milloin kurssialueella on käyty viimeksi. Opettaja: Jos haluat välttää tietyn kurssialueen automaattisen poistamisen, sinun tulee tehdä kaksi asiaa:

1. Muokkaa kurssialueen asetuksista päättymispäivämäärää maksimissaan 2-3 vuotta eteenpäin tai poista päättymispäivämäärä kokonaan käytöstä, jos säilytystarve on pidempi. Älä valitse päättymisvuosiluvuksi esim. 2030, koska kaukana tulevaisuudessa oleva päättymispäivämäärä rikkoo mm. Turnitin-tehtävät.  
2.  Käy kurssialueen sivuilla vähintään kerran kahdessa vuodessa.

Jos saat Moodlen lähettämän sähköpostiviestin kurssialueen siirrosta roskakoriin tai poistosta:

• Jos kurssialueen roskakoriin siirrosta on alle kuukausi: etsi kurssi Moodlesta ja palauta se roskakorista. Muista muokata päättymispäivämäärä kurssin asetuksista.
• Jos roskakoriin siirrosta on yli kuukausi ja sait poistettu-viestin: ota yhteyttä IT Helpdeskiin, kerro kurssialueen nimi ja pyydä sen palauttaminen roskakorista.

Perusteet ja poistoprosessin tarkempi kuvaus

Suositus on luoda uusi Moodle-kurssialue jokaiselle opintojakson toteutuskerralle. Tästä seuraa suuri määrä menneiden toteutuskertojen jo vanhentuneita, pitkään käyttämättöminä olleita kurssialueita, ja toisaalta useita samannimisiä kurssialueita. Opiskelijoiden voi olla vaikeaa löytää oikeita kurssialueita. Siksi on mielekästä säännöllisesti keskitetysti sulkea ja poistaa vanhentuneita ja käyttämättömiä kurssialueita. Tällöin myös omien kurssialueidesi lista selkiytyy.

TAUn ja TAMKin tiedonohjaussuunnitelmien (TOS) mukaan opiskelijatöiden säilytysaika on 6-12 kk loppuarvioinnin jälkeen. Tämän jälkeen opiskelijatyöt tulisi poistaa. Vanhentuneiden kurssialueiden poistaminen auttaa tämän vaatimuksen täyttämisessä.

Edellä mainituista syistä käyttämättömien kurssialueiden automaattinen poistoprosessi otettiin käyttöön tammikuussa 2023.

Kurssialueet, joiden päättymispäivämäärästä on yli 12 kuukautta TAI joilla ei ole lainkaan käyntejä yli 24 kuukauteen, päätyvät mukaan automaattiseen poistoprosessiin. Kurssialueita ei poisteta heti, vaan kurssialueen opettajille tiedotetaan asiasta sähköpostiviesteillä. Opettajat saavat kaksi eri viestiä poistoprosessin eri vaiheissa. Prosessin vaiheet ovat:

• Vaihe 1: Jos kurssialue on avoinna opiskelijoille, se suljetaan, jolloin se ei näy opiskelijoille. Kurssialue siirretään Roskakori-kategoriaan ja opettajat saavat ensimmäisen viestin. Opettajat pääsevät kurssialueelle edelleen ja he voivat itse palauttaa kurssialueen alkuperäiseen kurssikategoriaan kuukauden ajan.
• Vaihe 2: Kurssialue siirretään kuukauden kuluttua piilotettuun kategoriaan ja se piilotetaan myös opettajilta. Moodle lähettää toisen viestin opettajille kurssialueen poistamisesta. Kurssin palauttaminen tulee pyytää IT-Helpdeskistä 6 kuukauden kuluessa.
• Vaihe 3: Kurssialue poistetaan 7 kuukauden kuluttua poistoprosessin käynnistymisestä eikä kurssialueen palauttaminen ole enää mahdollista.

Kurssialueiden manuaalinen poistaminen on jatkossakin mahdollista ja suositeltavaa, opettajana voit käynnistää kurssialueen poistoprosessin Hallintatyökalut-lohkon Siirrä kurssi roskakoriin -toiminnolla. Ennen roskakoriin siirtoa paljon opiskelijoiden tiedostopalautuksia sisältävät tehtävät  kannattaa poistaa erikseen, jotta niiden käyttämä levytila vapautuu heti eikä vasta vuoden kuluttua.

Jos haluat poistaa opiskelijatyöt mutta säästää Moodle-kurssialueen sisällöt tehtävänantoineen, kopioi ensin tehtäväaktiviteetti (muokkaustila päälle > aktiviteetin Muokkaa-valikko > Kopioi) ja poista sen jälkeen alkuperäinen tehtäväaktiviteetti. Huomaa, että tehtävän poisto poistaa myös suoritustiedot Moodlen arviointikirjasta, joten tee tämä aikaisintaan 6kk loppuarviointien jälkeen. Poistettu kurssin sisältö on palautettavissa 7 päivän ajan kurssin omasta roskakorista.

Kun opettaja luo Moodle-kurssialueen Pepistä tai Sisusta, kurssialueen päättymispäivämääräksi asetetaan automaattisesti opintojakson toteutuskerran päättymispäivämäärä Pepissä/Sisussa.  Jos henkilökunta-roolissa luot kurssialueen Moodlen Muut-kurssikategoriaan, oletuspäättymispäivämäärä on vuosi eteenpäin luontihetkestä. Opettajana voit tarvittaessa muokata kurssialueen päättymispäivämäärää 1-3 vuotta eteenpäin tai ottaa sen pois käytöstä, jos kyseessä on pitkäkestoinen kurssi tai oma kurssipohja, josta kopioit sisällöt uusille toteutuskertakohtaisille kurssialueille.

Kurssialueen käyttämättömyys päätellään osallistujalistassa näkyvistä Viimeisin toiminta kurssialueella -päivämääristä kurssialueen senhetkisten osallistujien perusteella. Opettajien ja opiskelijoiden käynnit ovat tässä samanarvoisia. Henkilöitä, jotka eivät ole enää kurssialueen jäseninä, ei huomioida tässä päättelyssä. Huomioitavaa on myös se, että kurssialueen kopiointia ei lasketa käynniksi tai toiminnaksi, joten sinun tulee käydä kurssipohjiesi kurssisivuilla vähintään kerran vuodessa.

UKK

1. Mitä tapahtuu Moodle-kurssialueeni Panopto-videoille poistoprosessin aikana?

Moodle-kurssialueen kautta luotua Panopto-kurssivideokansiota tai sen videoita ei poisteta automaattisesti samalla kertaa, kun Moodle-kurssialue poistetaan. Käyttöoikeudet kuitenkin päivittyvät automaattisesti poistoprosessin eri vaiheissa:

• Vaiheessa 1 opiskelijat menettävät katseluoikeudet Panopto-kansioon ja videoihin, jos kansion tai videoiden Share-asetuksia ei ole muokattu.
• Vaiheessa 2 myös opettajat menettävät kaikki käyttöoikeudet kurssivideokansioon ja sen videoihin, ellei opettaja ole lisännyt itselleen erikseen creator-oikeutta kansion Share-asetuksiin. 
• Vaiheessa 3 Panopto-videoille ei tapahdu mitään, ne jäävät Panopto-alustalle ilman käyttöoikeuksia eli ainoastaan Panopto-ylläpitäjät näkevät ne Panoptossa, ellei oletusasetuksia ole muokattu. Videot poistetaan Panoptosta Panopton omien poistosääntöjen perusteella, kts. kohta "Panopto-tallenteiden elinkaari" sivulla Panopto-videopalvelun ohjeet.   

Jos Panopto-videoihin on sallittu katselu ilman kirjautumista pelkällä linkillä, tällaiset suorat katselulinkit toimivat Moodle-kurssialueen poistamisen jälkeenkin.

2. Olen kopioinut poistettavan Moodle-kurssialueen sisällöt ja Panopto-videot uudelle Moodle-kurssialueelle. Vaikuttaako vanhan kurssialueen poisto uuteen Moodle-kurssialueeseen ja Panopto-videokopioihin?
Lähtökohtaisesti ei vaikuta, jos uudella Moodle-kurssialueella videolinkitykset ovat uuteen Panopto-kansioon. Poikkeustapaus on se, jos tavallisilla Share-videolinkeillä tehdyt videolinkitykset ovat uudellakin kurssialueella vanhan kurssin Panopto-kansioon ja olet lisännyt katseluoikeudet uuden kurssin opiskelijoille vanhan kansion Share-asetuksiin. Tällöin uuden kurssin opiskelijoilla videolinkit toimivat, mutta saatat menettää opettajana creator-oikeudet videokansioon vanhan kurssialueen poistoprosessin aikana. Tämän välttämiseksi sinun tulee vaihtaa tavalliset Share-linkit Panopto LTI single video -tyyppisiksi linkityksiksi tai lisätä itsellesi erikseen creator-oikeudet vanhan kansion Share-asetuksiin. Katso ohjeet eri linkitystavoista IT-ohjeista: Videoiden lisääminen Moodle-kurssialueelle

3. En löydä tarvitsemaani Moodle-kurssialuetta tai Panopto-videokansiota opettajana. Mitä teen?
Kirjaudu ensin ulos Moodlesta ja sitten uudelleen sisään. Tällä tavalla palautat itsellesi opettaja-roolin ja -oikeudet Moodle-kurssialueelle, jossa mahdollisesti käytit toimintoa "Vaihda rooliin opiskelija". Varmista tämän jälkeen, että Moodlen työpöytänäkymäsi kurssilistauksessa ei ole käytössä suodatuksia. Kadonnutta kurssialuetta kannattaa hakea myös opintojakson nimellä ja koodilla Moodlen kurssihaku-toiminnolla.  
Jos edelliset eivät auta, ota yhteyttä IT Helpdeskiin.

4. Opiskelija: Vanha Moodle-kurssialue katosi, vaikka tarvitsen sitä vielä. Mitä teen?
Opettaja on joko itse piilottanut kurssialueen opiskelijoilta tai automaattinen kurssialueiden poisto on tehnyt sen. Ota yhteyttä opintojakson opettajaan ja pyydä häntä palauttamaan Moodle-kurssialue opiskelijoiden nähtäville. Jo opintojakson toteutuksen aikana kannattaa keskustella opettajan kanssa, kuinka kauan opiskelijoilla tulee säilyä pääsy Moodle-kurssialueelle. Automaattipoiston oletus on vuosi toteutuksen päättymisestä, mutta opettaja voi pidentää avoinnaoloaikaa muokkaamalla kurssialueen päättymispäivää. Kurssialueen päätymispäivämäärä ei näy opiskelijoille.